Guarda de documentos: Quais são os documentos dos funcionários para guardar?

Guarda de documentos é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização, especialmente quando se trata de arquivar documentos de funcionários. Manter esses registros de forma organizada não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para uma administração mais eficaz e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Neste artigo, vamos conferir os prazos para guardar documentos de funcionários, detalhando os tipos de documentos e suas respectivas durações de arquivamento conforme a legislação trabalhista e previdenciária brasileira.

A legislação trabalhista exige que documentos como contratos, holerites e comprovantes de FGTS sejam guardados por prazos que variam de 5 a 30 anos, dependendo do tipo de documento e do direito que pode ser reclamado pelo trabalhador.

A seleção de documentos a serem arquivados varia de acordo com as necessidades específicas da empresa. Entre os principais documentos que devem ser mantidos, destacam-se:

1. Documentos Contratuais:
   • Contrato de trabalho
   • Termo de rescisão
   • Aditivos contratuais
2. Documentos Trabalhistas:
   • Folha de pagamento
   • Guia da Previdência Social (GPS)
   • Atestados médicos
3. Documentos Pessoais:
   • Carteira de identidade
   • CPF
   • Título de eleitor
4. Documentos de Treinamento e Desenvolvimento:
   • Certificados
   • Diplomas
5. Documentos de Saúde e Segurança Ocupacional:
   • Exames médicos admissionais, periódicos e demissionais
6. Documentos de Benefícios:
   • Comprovantes de pagamento de benefícios
7. Documentos de Relações Trabalhistas:
   • Reclamações trabalhistas
   • Processos trabalhistas

Além dessas categorias, a empresa pode optar por arquivar documentos adicionais como currículos, cartas de apresentação, relatórios de projetos, apresentações e relatórios de auditoria.

Qual o  Prazo para Guarda de Documentos de Funcionários?

Os períodos de retenção de documentos relativos aos funcionários são estipulados pelas normativas da legislação trabalhista e previdenciária. Abaixo, destacamos os principais prazos de guarda:

• Contrato de trabalho: Permanente
• Folha de pagamento: 10 anos
• Guia da Previdência Social: 10 anos
• Rescisão de contrato: 5 anos
• Aviso prévio: 5 anos
• Atestado médico: 5 anos
• Exames médicos admissionais, periódicos e demissionais: 10 anos
• Comprovantes de pagamento de benefícios: 5 anos
• Reclamações trabalhistas e processos trabalhistas: 5 anos após o trânsito em julgado da decisão

Guarda de Quais são os  Documentos Adicionais e Seus Prazos?

Certos documentos possuem prazos de guarda específicos determinados por leis ou normas específicas. Eis alguns exemplos:

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos
• Ficha de registro de empregado: 30 anos
• Documentos de treinamento e desenvolvimento: 5 anos após o término do curso ou treinamento
• Documentos de saúde e segurança ocupacional: 30 anos
• Documentos de benefícios: 5 anos após o término do benefício
• Documentos de relações trabalhistas: 5 anos após o trânsito em julgado da decisão

5 passos para manter a guarda correta dos documentos trabalhistas

1. Identifique os documentos obrigatórios
   Inclua contratos, recibos, folhas de pagamento, guias de FGTS, entre outros.

2. Classifique por prazo de guarda
   Separe documentos com prazos de 5, 10, 20 ou 30 anos, conforme a legislação.

3. Organize fisicamente e digitalmente
   Tenha pastas físicas e backups digitais, garantindo segurança e fácil acesso.

4. Defina responsáveis pela gestão
   Determine um setor ou profissional encarregado pela guarda e atualização dos arquivos.

5. Revise periodicamente os documentos armazenados
   Faça auditorias anuais para verificar validade, vencimento de prazos e descarte seguro.

Qual a Importância da Organização e Segurança dos Documentos?

É crucial que as empresas mantenham um registro detalhado dos documentos guardados, incluindo o nome do funcionário, o tipo de documento, a data de arquivamento e o prazo de guarda. Esse registro simplifica a localização dos documentos e a verificação do cumprimento dos prazos.

No processo de arquivamento de documentos de funcionários, as empresas devem assegurar a segurança e a confidencialidade das informações. Os documentos devem ser guardados em locais seguros, protegidos contra acessos não autorizados.

Quais as Consequências do Não Cumprimento dos Prazos de Guarda de documentos?

Não cumprir os prazos de guarda de documentos pode resultar em várias consequências negativas para a empresa, incluindo:

1. Multas e Penalidades: A empresa pode ser multada por órgãos reguladores.
2. Litígios e Disputas: Dificuldades em apresentar documentos necessários em disputas trabalhistas.
3. Perda de Benefícios Fiscais: Documentos inadequados podem resultar em perda de benefícios fiscais.

 Como Advogados Podem Ajudar na Gestão de Documentos

Advogados especializados em direito trabalhista podem ajudar empresas a estabelecer e manter um sistema eficiente de gestão de guarda de documentos. Isso inclui:

1. Consultoria Jurídica: Orientação sobre quais documentos devem ser arquivados e por quanto tempo.
2. Auditorias Internas: Realização de auditorias para assegurar que os processos de arquivamento estejam em conformidade com a legislação.
3. Defesa em Litígios: Representação da empresa em casos de disputas trabalhistas, garantindo que todos os documentos necessários estejam disponíveis.

A expertise dos advogados trabalhistas é crucial quando se deparam com a ausência de documentos importantes. Quando não é feita da guarda de documentação adequada pode levar a sérias complicações legais e administrativas para uma empresa. Aqui estão algumas maneiras pelas quais advogados trabalhistas especializados podem ajudar:

1. Assessoria Jurídica Imediata:
   • Advogados trabalhistas podem fornecer orientação imediata sobre como proceder em casos onde a documentação está faltando. Eles ajudam a identificar quais documentos são críticos e quais podem ser substituídos por outros registros.
2. Reconstrução de Documentos:
   • Em algumas situações, é possível reconstruir documentos ausentes por meio de registros alternativos, depoimentos de testemunhas ou outros métodos. Advogados trabalhistas experientes sabem como reunir e apresentar essas evidências de forma eficaz.
3. Minimização de Penalidades:
   • Quando a falta de documentos resulta em penalidades ou multas, advogados podem negociar com as autoridades reguladoras para reduzir essas penalidades, mostrando esforços de boa-fé da empresa para manter a conformidade.
4. Defesa em Litígios:
   • Se a ausência de documentos levar a disputas legais, advogados trabalhistas podem defender a empresa, apresentando argumentos legais robustos e utilizando todos os recursos disponíveis para proteger os interesses da empresa.
5. Implementação de Sistemas de Gestão de Documentos:
   • Para evitar problemas futuros, advogados podem ajudar a empresa a implementar sistemas robustos de gestão de documentos, garantindo que todos os registros necessários sejam mantidos de acordo com a legislação vigente.
6. Educação e Treinamento:
   • Advogados trabalhistas também podem fornecer treinamento contínuo para o pessoal responsável pela gestão de documentos, garantindo que todos estejam cientes das melhores práticas e requisitos legais.

Em resumo, a falta de documentos pode ser um desafio significativo para qualquer empresa, mas com a orientação de advogados trabalhistas especializados, é possível mitigar os riscos e encontrar soluções eficazes para garantir a conformidade legal e a proteção dos interesses da empresa.

Manter uma gestão eficiente de documentos trabalhistas é essencial para o cumprimento das obrigações legais e para a administração eficaz de qualquer empresa. Com a ajuda de advogados especializados, as empresas podem garantir que todos os documentos estejam devidamente arquivados, protegidos e disponíveis quando necessário.

Se você precisa de assistência na gestão de documentos trabalhistas, entre em contato com nossa equipe na Reis Advocacia. Estamos prontos para ajudar a sua empresa a manter a conformidade legal e a eficiência administrativa. Visite nosso site e explore outros artigos relevantes.

Perguntas frequentes sobre o tema

Qual o prazo para guardar documentos trabalhistas?
Depende do tipo de documento. Alguns devem ser guardados por 5 anos, outros por até 30 anos.

Posso guardar documentos apenas em formato digital?
Sim, desde que os arquivos tenham validade jurídica, com assinatura digital ou certificação.

O que acontece se eu descartar documentos antes do prazo?
A empresa pode enfrentar ações trabalhistas e ter dificuldades para comprovar direitos ou quitação de obrigações.

Há multa por não guardar documentos trabalhistas?
Sim. Além de multas, a empresa pode ser condenada a pagar verbas trabalhistas por falta de comprovação.

Qual a importância da guarda de documentos trabalhistas para as empresas?
A guarda de documentos é fundamental para comprovar o cumprimento das obrigações trabalhistas e evitar passivos em eventuais ações judiciais.

A guarda de documentos pode ser terceirizada?
Sim, é possível terceirizar a guarda de documentos para empresas especializadas, desde que garantam a segurança e confidencialidade dos dados.

Como a guarda de documentos impacta em processos trabalhistas?
Uma guarda de documentos bem feita permite apresentar provas em caso de reclamações trabalhistas, reduzindo riscos de condenações indevidas.

Existe um sistema digital recomendado para a guarda de documentos?
Sim, softwares de gestão documental com certificação digital são amplamente recomendados para a guarda de documentos com validade jurídica.

A falta de guarda de documentos pode gerar reversão de ônus da prova?
Sim. Quando a empresa não cumpre a guarda de documentos, o ônus da prova pode ser invertido, favorecendo o trabalhador em disputas judiciais.

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